Executive Assistant / Office Coordinator (all genders)

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Egon Zehnder ist mit 66 Büros in 36 Ländern das führende Beratungsunternehmen für Leadership Advisory im deutschen Sprachraum. Die Besetzung von CEO- und Spitzenpositionen für Konzerne und Familienunternehmen, Start-ups und Institutionen der öffentlichen Hand gehört dabei ebenso zu unserem Leistungsportfolio wie eine langfristige Nachfolgeplanung und die Entwicklung von Führungspersönlichkeiten, Teams, Organisationen und Unternehmenskulturen. Wir bauen die Präsenz von Egon Zehnder aus und legen aktuell den Grundstein für ein achtes Egon Zehnder Büro in Deutschland: in Dresden!

Aufgaben

Du arbeitest im 1 zu 1 Verhältnis mit einer Beraterin zusammen, die das Dresdener Büro federführend mit aufbaut. Du unterstützt sie in der Projektkoordination, übernimmst die Korrespondenz mit Klient:innen und Kandidat:innen in deutscher und englischer Sprache, bereitest Dokumente zur Projektdokumentation vor und pflegst unsere Datenbank gewissenhaft
Du bist eine verlässliche Schnittstelle zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen und arbeitest eng mit Mitgliedern unterschiedlicher Projektteams zusammen
Reise- und Terminplanungen (inkl. Abrechnung) koordinierst Du sowohl für Berater:innen als auch für Klient:innen und Kandidat:innen
Darüber hinaus bist Du zentrale Ansprechperson, wenn es um Aufgaben rund ums Office Management geht. Das bedeutet:
Du begrüßt und betreust Besucher:innen sowie Mitarbeiter:innen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Empfangs- und Konferenzbereich
Du betreust die Telefonanlage
Du kümmerst dich um das Bestellwesen, von Büromaterialien bis hin zum Essen für Teamlunches, und verantwortest den Postein- und -ausgang sowie die Rechnungsprüfung
Du planst Events in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie z. B. Caterern, Hotels und Eventagenturen
Du bist die Kontaktperson für Reinigungsfirmen und Hausverwaltung

Profil

Du kannst mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren und verlierst dabei nicht den Überblick? Du liebst es, Neues aufzubauen und neue Abläufe und Prozesse mitzugestalten? Du übernimmst gerne Verantwortung und fühlst Dich wohl damit, eigenständig Entscheidungen zu treffen? Dein Auge fürs Detail geht Hand in Hand mit Deinem Gespür für das große Ganze, Du bist Gastgeber:in aus Leidenschaft und kreierst durch Deine Liebe zum Service besondere Begegnungen?
Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium mit Bezug zum Dienstleistungs- oder Hospitality-Sektor und bringst bereits Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Office Management und Empfang mit
Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis im direkten Kontakt mit Klient:innen und Kandidat:innen sowie Loyalität und Diskretion sind für Dich eine Selbstverständlichkeit
Du hast die Fähigkeit, bei umfangreichem Arbeitspensum zügig, strukturiert, selbstständig und flexibel Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden
Dich zeichnen interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und eine schnelle Auffassungsgabe aus
TEAM wird bei Dir ganz groß geschrieben und folgende Attribute bringt man mit Dir in Verbindung: aufmerksam, höflich, pragmatisch, zuverlässig, kommunikativ und gut organisiert
Du hast ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizierst gewandt und stilsicher in deutscher und englischer Sprache
Neben einem sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket bringst Du Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools, insbesondere KI mit

Wir bieten

Bei uns kannst Du Dich entwickeln - persönlich wie fachlich!
Ein diverses und inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen
Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur
Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und weitere interessante Benefits, z. B. vollständige Übernahme eines Deutschlandtickets, Fahrrad-Leasing, Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Handy auch zur Privatnutzung, Firmenfeiern und Teamevents, Corporate Benefits und gemeinsame Aktivitäten

Egon Zehnder International GmbH

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